Il servizio è in fase di avvio. Durante la lista d'attesa raccogliamo soltanto la tua email (punto 2). Questa informativa descrive il trattamento completo del servizio, che si applica quando attivi l'account e usi le funzioni.
1. Titolare del trattamento
Vergent S.r.l. a socio unico, con sede legale in Circonvallazione Clodia 163/167, 00195 Roma, P.IVA e C.F. 18690931003. Contatto privacy: [email protected]. Non abbiamo designato un Responsabile della protezione dei dati: il servizio non rientra nei casi in cui il Regolamento lo richiede. Le richieste sui tuoi dati si scrivono all'indirizzo qui sopra.
2. Quali dati trattiamo
In fase di lista d'attesa: solo l'indirizzo email che inserisci nel modulo di iscrizione.
Quando usi il servizio trattiamo inoltre:
- Dati di account e anagrafici: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo di residenza, numero di cellulare. Dal codice fiscale ricaviamo un'impronta, un codice che non lo contiene in chiaro: serve a riconoscere chi ha già avuto la prima lettera gratuita o ha già usato un codice promozionale.
- Contenuto delle pratiche: ciò che scrivi in chat, i documenti che carichi (bollette, contratti, foto), le lettere generate, gli inquadramenti. Se l'azienda chiede un documento d'identità e decidi di allegarlo, parte con la PEC e resta nella copia dell'invio, conservata con le ricevute. Il testo di foto e PDF scansionati viene letto da un programma installato sui nostri server: le immagini non vengono inviate all'Intelligenza Artificiale né ad altre società.
- Dati di firma e invio: marca temporale, identificativo SMS, impronte SHA-256 dei documenti, indirizzo IP e user-agent al momento della firma; ricevute PEC; esiti raccomandata.
- Dati di pagamento: gestiti da Stripe, con carta o PayPal. Noi conserviamo l'identificativo della transazione, l'importo, il mezzo di pagamento scelto e l'email della ricevuta, mai il numero della carta.
- IBAN, solo se lo indichi tu: serve alle lettere in cui chiedi indietro dei soldi, perché l'azienda deve sapere dove versarli. È facoltativo, lo conserviamo cifrato e — trattandosi di coordinate per il pagamento — compare nella lettera che firmi, quindi lo legge anche l'azienda a cui scrivi.
- Registrazioni vocali: se usi la dettatura, l'audio è trascritto sui nostri server. Non esce dai nostri sistemi e non è conservato oltre la trascrizione.
- Inviti: se ti registri con il link d'invito di un altro utente, conserviamo quale account ti ha invitato, se hai usato la spedizione gratuita e se il tuo primo acquisto ha fatto maturare il credito per chi ti ha invitato. Per riconoscere una spedizione gratuita già usata conserviamo un'impronta del codice fiscale, che non lo contiene in chiaro. Chi ti ha invitato non vede il tuo nome né il tuo indirizzo email: vede soltanto quante persone si sono registrate con il suo link e quanti crediti ha ricevuto. Se le persone invitate sono poche, da quel numero può dedurre la tua registrazione. Quando completi il primo acquisto, inoltre, riceve un credito, e da quel credito può dedurre che hai acquistato. Se preferisci che non lo sappia, registrati senza usare il link; in tal caso la spedizione gratuita non spetta.
- Dati tecnici: log applicativi e statistiche aggregate anonime (Plausible self-hosted, senza cookie).
Categorie particolari (art. 9 GDPR). Il racconto libero di un problema può occasionalmente contenere dati particolari (es. reclami in ambito sanitario). Non li richiediamo né li usiamo per altri fini: sono trattati solo in quanto inseriti da te e necessari alla redazione del reclamo, sulla base del tuo consenso esplicito prestato al primo utilizzo della chat.
3. Perché li trattiamo e su quale base
Eroghiamo il servizio (chat, generazione, firma, invio, gestione risposte, crediti) in esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). Adempiamo agli obblighi fiscali e contabili (art. 6.1.c). Conserviamo le prove di firma e invio (registro di audit, ricevute PEC) e curiamo la sicurezza e la prevenzione degli abusi sulla base del nostro legittimo interesse alla difesa e alla prova (art. 6.1.f). Le comunicazioni di servizio (notifiche pratiche, ricevute) sono parte del contratto.
La spedizione gratuita per chi si registra con un invito è una condizione del servizio (Termini, punto 5): la gestiamo in esecuzione del contratto (art. 6.1.b). Il credito per chi invita e il controllo delle spedizioni gratuite già usate, fatto con l'impronta del codice fiscale, si basano sul nostro legittimo interesse a premiare gli inviti e a evitare che la stessa persona ottenga la spedizione gratuita più volte (art. 6.1.f).
Non cediamo i dati a nessuno per fini di marketing, non li vendiamo e non facciamo profilazione pubblicitaria.
Una valutazione automatica però c'è e te la diciamo. Quando l'assistente ha raccolto il racconto, un controllo interamente automatico verifica se il caso rientra nel confine del servizio. Se ne resta fuori, la pratica si ferma lì e il credito ti torna: succede per esempio quando la situazione richiede un avvocato, quando il valore supera il limite entro cui lavoriamo o quando è una materia di cui non ci occupiamo. Nessuna persona rivede quella valutazione.
Non è una decisione che produce effetti giuridici su di te ai sensi dell'art. 22 del GDPR: non stabilisce se hai ragione e non incide sui tuoi diritti verso il fornitore, dice soltanto se il servizio si occupa di quel tipo di problema. E l'ultima parola resta tua: col pulsante «Genera comunque» la lettera la fai scrivere lo stesso. Ogni documento lo approvi e lo firmi tu prima che produca effetti.
4. Intelligenza artificiale e protezione dei tuoi dati
Prima che il testo della tua conversazione e dei documenti che carichi in chat arrivi ad Anthropic, i tuoi dati identificativi (nome, codice fiscale, indirizzo, telefono, email) vengono sostituiti da etichette generiche. I valori veri vengono rimessi al loro posto solo sui nostri server, quando componiamo il documento finale. Il racconto del tuo caso però resta com'è, e può permettere di risalire a te: per la legge questa sostituzione è una pseudonimizzazione, non un anonimato, e il testo resta un dato personale. Le foto e le scansioni dei documenti non arrivano a nessuno dei fornitori elencati al punto 5. Il loro testo è letto sui nostri server. Ad Anthropic arriva solo quel testo con le sostituzioni descritte sopra. Un caso fa eccezione: il testo dei documenti che un'azienda ti chiede di mandarle arriva ad Anthropic senza sostituzioni, per preparare la lettera di accompagnamento. L'audio della dettatura non arriva a nessun fornitore: lo trascriviamo sui nostri server. Anthropic non usa i tuoi dati per addestrare i suoi modelli. I testi generati sono contrassegnati come prodotti con l'intelligenza artificiale (art. 50 Reg. UE 2024/1689).
5. A chi comunichiamo i dati
Ci avvaliamo di fornitori che trattano i dati per nostro conto (responsabili ex art. 28 GDPR), con i necessari accordi:
- Fornitori di hosting (Unione europea) — server e database, gestiti direttamente da noi in centri dati nell'Unione europea.
- Anthropic Ireland Limited — generazione dei testi con l'intelligenza artificiale, sui testi descritti al punto 4; nessun uso per addestramento. Anthropic conserva i dati negli Stati Uniti e può elaborarli anche in altri Paesi. Cancella richieste e risposte entro 30 giorni. Le conserva fino a 2 anni se i suoi controlli automatici di sicurezza le segnalano come contrarie alle sue regole d'uso, o se lo impone la legge.
- Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda, con trasferimenti negli Stati Uniti) — pagamenti. Per l'antifrode e per gli obblighi di legge Stripe tratta i dati come titolare autonomo. Se paghi con PayPal, i dati del tuo conto li tratta PayPal come titolare autonomo.
- Resend (Plus Five Five, Inc., Stati Uniti) — invio delle email di servizio; aderisce al Data Privacy Framework UE-USA.
- Prelude — invio degli SMS con il codice di firma.
- Aruba PEC S.p.A. e Aruba S.p.A. (Italia) — invio delle PEC e ricezione delle relative ricevute e risposte; invio per email ordinaria della copia delle lettere destinate all'estero.
- Openapi (Italia) — invio delle raccomandate A/R e ricerca nel Registro Imprese dell'indirizzo PEC dell'azienda destinataria.
- Cloudflare Inc. (USA) — DNS, distribuzione e protezione del sito.
Le statistiche di utilizzo sono raccolte con Plausible Analytics installato sui nostri server: nessun dato di navigazione raggiunge terzi. L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta a [email protected]. I destinatari dei tuoi reclami (aziende, tramite PEC) ricevono i dati che tu decidi di inserire nella lettera firmata.
6. Trasferimenti extra-UE
I dati affidati ad Anthropic e agli altri fornitori con sede negli Stati Uniti escono dall'Unione europea. Il trasferimento si basa sulle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (decisione UE 2021/914), contenute negli accordi con i fornitori. Per gli Stati Uniti vale anche il Data Privacy Framework UE-USA, per i fornitori che vi aderiscono. Verso Anthropic i dati identificativi viaggiano sostituiti da etichette generiche, con le eccezioni indicate ai punti 4 e 5.
7. Per quanto tempo li conserviamo
- Account e anagrafica: fino alla chiusura dell'account.
- Conversazioni senza lettera generata: 24 mesi dall'ultima attività.
- Lettere, inquadramenti e documenti caricati: 24 mesi dalla chiusura della pratica.
- Inviti: il legame fra chi invita e chi è stato invitato si conserva finché entrambi gli account sono attivi. Alla chiusura di uno dei due account il riferimento a quell'account viene cancellato; resta il numero dei crediti d'invito accreditati a chi ha invitato, che serve al calcolo del suo recesso (Termini, punto 8). L'impronta del codice fiscale legata a una spedizione gratuita viene cancellata 24 mesi dopo la chiusura dell'account.
- Registro di audit della firma e ricevute PEC: 10 anni (difesa e prova).
- Dati contabili delle transazioni: 10 anni (obbligo fiscale).
- Log tecnici: 90 giorni sul server. Le copie di sicurezza che li contengono si sovrascrivono entro 6 mesi.
- Email della lista d'attesa non convertite: fino al lancio più 90 giorni.
- Statistiche anonime: senza limite (non sono dati personali).
8. I tuoi diritti
Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (artt. 15-22 GDPR): scrivi a [email protected]; rispondiamo entro 30 giorni. La copia dei tuoi dati e la chiusura dell'account puoi ottenerle anche da solo, dalla pagina «Il tuo account» dell'area riservata. La cancellazione dell'account elimina anagrafica, conversazioni, bozze e file caricati; conserviamo in forma minimizzata le lettere firmate, le ricevute PEC, i consensi e i dati contabili, perché necessari alla difesa in giudizio e agli obblighi di legge (art. 17.3, lett. b ed e). Puoi sempre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
9. Sicurezza
Dati cifrati in transito (TLS); codice fiscale, numero di cellulare, IBAN, messaggi scambiati con l'assistente, testo delle lettere e testo dei documenti caricati cifrati anche a riposo sui nostri sistemi; accessi limitati e registrati; infrastruttura in UE auto-gestita; procedure di gestione delle violazioni con notifica al Garante entro 72 ore nei casi previsti (artt. 33-34).
10. Cookie e statistiche di utilizzo
Il sito usa solo cookie tecnici necessari al funzionamento (sessione di accesso, sicurezza). Le statistiche sono raccolte con Plausible Analytics installato sui nostri server (self-hosted): nessun cookie, nessun tracciamento tra siti, nessun profilo individuale, nessun dato a terzi. Per questo non è necessario alcun banner di consenso.
11. Minori e modifiche
Il servizio è riservato ai maggiorenni: non trattiamo consapevolmente dati di minori. Le modifiche sostanziali a questa informativa sono comunicate via email e pubblicate qui con la data di aggiornamento.